Managementul timpului in 5 pasi pentru generatia milenialilor

Toti dispunem de 24 de ore pe zi, dar modul in care le folosim si cum facem managementul timpului face diferenta intre oamenii productivi si cei carora cele 24 de ore ale zilei nu le ajung.

Pentru cei neproductivi solutia imediata este gestionarea timpului mult mai buna, chiar daca ziua are tot 24 de ore, ora are 60 de minute si minutul 60 de secunde. Cresterea productivitatii inseamna sa controlati unde si cum va petreceti timpul si sa luati masuri pentru a reduce sau elimina pierderile acestuia.

De ce nu ne mai gestionam bine timpul azi? 

Consideram ca „oamenii au tot mai putin timp in ziua de astazi” si incercam sa intelegem cauzele pentru care se intampla aceste lucruri si ce putem face pentru a ne organiza mai bine timpul.

Ne place sa recunoastem sau nu, trebuie sa fim de acord ca tehnologia este in continua dezvoltare.

• Tehnologia ne predispune la intreruperi secunda de secunda prin apelurile telefonice, e-mailurile primite sau alertele si notificarile ce sosesc tot timpul pe retelele de socializare. Acum un sfert de veac nu existau aceste intreruperi continue.

• Nu mai avem timp la serviciu pentru ca lucrurile se schimba cu o viteza uimitoare, iar neprevazutul ne da agenda peste cap. Nu este o problema de managementul timpului, este doar de context. Lucram prea mult, incercam sa finalizam, lucram peste program, si fie ajungem acasa prea tarziu, fie nu mai avem timp liber, fie pur si simplu nici acasa nu ne putem deconecta.

• Primim un volum urias de informatii zilnic si nu suntem pe deplin adaptati pentru a prelucra rapid toate aceste date.

Iar lista poate continua.

Pasi in gestionarea timpului 

Trebuie sa gestionam timpul in mod eficient pentru ca cele 24 de ore sa ne fie suficiente pentru a ne deplasa inspre obiectivele noastre si a le indeplini.

„Nu mai poti recupera timpul pe care l-ai pierdut. Poti doar sa il folosesti mai bine in viitor.” ne spune Ashley Ormon.

1. Refacerea stilului de lucru 

Oricat de productiv ai fi, nu vei realiza tot ce iti propui si asta este ok. Nu timpul trebuie gestionat, ci actiunile, concentrandu-te pe ceea ce ai de facut si cum sa o faci mai eficient.

• Organizeaza-ti lucrarile in jurul nivelurilor energetice, gaseste-ti orele cele mai productive din zi si programeaza munca dificila in aceasta perioada. Procedeaza asemenea si in perioada saptamanii, lunea si vinerea fiind zile de energie scazuta pentru ca sunt in apropierea weekendului.

Planifica si rezolva sarcina cea mai dificila pentru perioada de energie cea mai ridicata.

• Planifica sarcinile cu o noapte inainte, economisindu-ti timpul si grijile dimineata.

• Prioritizeaza sarcinile. Proiectele, oricat de mici sau mari, vor avea prioritati clare. Trebuie si o estimare a timpului pentru finalizarea fiecarei sarcini.

• Invata sa spui nu, nu raspunde afirmativ fiecarei solicitari pe care o primesti.

• Ordinea pe biroul de lucru inspira ordine si claritate in minte.

• Lucreaza in secvente de timp dedicate lucrului concentrat si urmate de perioade de relaxare.

• Creierul nu este destinat memorarii, ci rezolvarii problemelor si creativitatii. Scrie totul pe hartie, nu tine minte date.

• Deleaga sau externalizeaza anumite sarcini, in felul acesta iti cresti productivitatea. Intr-o echipa, redistribuie sarcini specifice colegilor care sunt mai potriviti pentru indeplinirea anumitor sarcini specifice.

2. Managementul timpului de munca 

Managementul timpului nu necesita conditii speciale pentru a incepe, porneste, imbunatatind din mers proiectul.

• Stai concentrat si incepe cu prima etapa, apoi a doua. Nu te gandi mereu cat de mult mai ai de facut pana la obiectivul final, ramai la nivelul de detalii al primului pas. Pasii mici duc spre rezultate mari.

• Esecurile duc la cele mai mari succese, daca inveti din ele si nu le repeti.

• Daca stii exact ce doresti cu siguranta vei reusi.

• Concentreaza-te maxim pe un singur lucru. Multitasking inseamna lipsa de eficienta, pe termen lung, evita-l sau elimina-l complet.

• Grijile duc la energie irosita.

• Fereste-te de oamenii care te trag in jos.

• Lucreaza zilnic la obiectivele mari, chiar si pentru cateva minute.

• Dezvolta-ti rutine personale eficiente. Observa pe altii cum fac ceva anume in mod eficient si foloseste aceeasi procedura.

• Fa o copie de rezerva, un back-up, la toate fisierele tale, pe un suport exterior.

• Defineste o limita maxima pentru durata sedintelor, de preferat sa le eviti. Daca poti, elimina-le si inlocuieste-le cu alte modalitati de comunicare, email sau fisiere online.

• Tehnica celor doua minute: daca apare o sarcina pe care o poti rezolva in mai putin de doua minute, fa-o pe loc doar daca nu-ti afecteaza altceva ce faceai deja.

• Trezeste-te dis de dimineata.

3. Atentie la sanatate 

Pentru a duce la bun sfarsit sarcinile zilnice si a gestiona timpul eficient trebuie sa fii sanatos si in forma maxima.

• Acorda atentie sporita micului dejun, ceea ce mananci de dimineata defineste nivelul de energie al primei parti a zilei, partea cea mai productiva a zilei.

• Fa putina miscare de dimineata, chiar si daca e vorba de numai cateva exercitii de stretching, pentru ca sa-ti pui corpul in miscare, ca sa te trezesti.

• Dormi suficient. Chiar daca pare ca o sa castigi timp dormind mai putin, in realitate devii mai obosit, ai mai mult timp disponibil, dar esti mai putin productiv.

4. Gestioneaza-ti timpul online si pe social media 

Timpul se pierde ineficient si foarte usor pe online si pe social media si nu se mai intoarce. Daca esti serios cand te gandesti la managementul timpului, impune-ti limite de acces.

• Evita sa incepi ziua raspunzand la emailuri, pentru a nu fi prins in capcana reply-urilor si sa iti petreci primele ore ale zilei astfel.

• Nu te mai abona la newslettere pe care nu le vei citi.

• Emailul este pentru comunicare si informatii importante, de aceea pastreaza inboxul curat. Proceseaza fiecare mesaj, il citesti si decizi ce si daca ai ceva de facut cu el.

• Memoreaza undeva articolele interesante pe care tocmai le-ai descoperit, dar pe care nu le poti citi chiar acum.

• Verifica-ti emailul o data pe zi, sau chiar la doua zile daca nu ai sarcini care necesita raspuns in 24 de ore.

5. Citeste numai ce ai nevoie 

Daca esti interesat de managementul timpului tau, inainte de a cumpara o carte citeste recenziile ei si vezi daca este ceea ce doresti. Nu are rost sa cumperi carti daca nu le citesti si nici sa citesti carti de care nu ai nevoie.

• Inainte de a citi o carte, citeste cuprinsul si daca este disponibila pe internet o descriere a ei, parcurge-o rapid.

• Citeste doar ceea ce te intereseaza.

• Inainte de a incepe cartea, stabileste ce vrei sa inveti din ea.

• Daca iti apartine, scrie pe carte, subliniaza ideile importante, fa notite pe margini, transforma cartea intr-un document „viu”, care sa se transforme odata cu tine.

Este atat de usor sa fim prinsi in ocupatia noastra, incat uitam ca trebuie sa ne bucuram de ceea ce facem. Scopul final al muncii este placerea. Munca poate si ar trebui sa fie distractiva. Este distractiv ca stimuleaza motivatia, pasiunea, creativitatea si productivitatea.